- Ontvang de klacht. Luister naar de klant. Wat was de verwachting van de klant en waar is het mis gegaan. Enkel het luisteren geeft de klant het gevoel dat hij serieus genomen wordt en lost al vaak de helft van het probleem op.
- Kijk vanuit het perspectief van de klant. Op deze manier krijg je meer inzicht en het helpt je om te gaan met de klagende klant.
- Vat het niet persoonlijk op maar zie het als een miscommunicatie. Heb jij het probleem van de klant verkeerd begrepen of was de verwachting van de klant te hoog door de informatie die jij hebt gegeven.
- Kijk hoe je het kan oplossen. Soms is een passender product ter vervanging de oplossing en soms is een excuses of financiële vergoeding nodig.
Mijn vader zei het volgende over lastige klanten. Wanneer het je lukt om lastige klanten tevreden te stellen dan kan je iedereen tevreden stellen. lastige klanten zijn bij iedereen lastig. Als je deze als ambassadeur hebt dan zegt dat wat over je.